Jelentés a levéltári szakfelügyelet 2004. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól

A levéltári szakfelügyelet 2002–2004. évi hároméves ciklusának utolsó esztendeje volt 2004. Éves tevékenységünket a NKÖM által jóváhagyott munkaterv és az általa a II. félévre elrendelt feladat határozta meg. A következő ellenőrzéseket kellett elvégeznünk:

Közlevéltárakban:

I. félévben: A korábbi szakfelügyeleti ellenőrzéseken megállapított hiányosságok felszámolásának helyzete.

II. félévben: 1. A levéltárakban őrzött olyan iratok számbavétele, amelyek nem tartoznak az adott levéltár illetékességi körébe.

2. A levéltárak illetékességi körét illetően fennálló problémák, viták.

Nyilvános magánlevéltárakban:

1.    A kutatási szabályzatok megléte, jogszerűsége, a kutatószolgálat ellátása.

2.    Az informatika alkalmazása.

3.    Az illetékességi körbe tartozó szervek irattáraival kapcsolatos levéltári feladatok ellátása.

A következő 19 intézményt vizsgáltuk: Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltár, Mindszenty Levéltár, Debrecen-Nyíregyházi Egyházmegyei Levéltár, Győri Egyházmegyei Levéltár, Szeged-Csanádi Püspöki Levéltár, Váci Püspöki és Káptalani Levéltár, Görög Katolikus Püspöki Levéltár, Ciszterci Nővérek Boldogasszony Háza Monostor Levéltára, Jézus Társasága Magyarországi Rendtartományának Levéltára, Magyar Piarista Rendtartomány Központi Levéltára, Sárospataki Református Kollégium Tudományos Gyűjteményei Levéltár, Tiszántúli Református Egyházkerületi és Kollégiumi Levéltár, Baranyai Református Egyházmegye Levéltára, Nyíregyházi Evangélikus Egyházközség Levéltára, Orosházi Evangélikus Gyülekezet Levéltára, Soproni Evangélikus Egyházközség Levéltára, Szarvas-Ótemplomi Evangélikus Egyházközség Levéltára, Baptista Levéltár, Szerb Ortodox Egyházmegyei Levéltár.

Ezeken kívül –– külön jogszabályi és egyéb előírás értelmében –– ellenőriztük a levéltári törvény alapján járó, 2003-ban biztosított, pályázati úton elnyert költségvetési támogatások felhasználását, a közalkalmazottakat megillető múzeumi belépők  kezelését  és –– nem utolsósorban –– a levéltári anyagban végzett iratselejtezéseket.

Külön szakértők (Tahy Klára, a Magyar Országos Levéltár főrestaurátor főosz­tály­vezető-helyettese, Orosz Katalin, a Magyar Országos Levéltár főrestaurátora) bevonásával megvizsgáltuk a levéltári restaurálási tevékenységet.

Mint vezető szakfelügyelő az év folyamán a következő levéltárakat látogattam meg: Fejér, Csongrád, Somogy és Veszprém megyei levéltárak, Győr-Moson-Sopron Megye Soproni Levéltára, Tatabánya Megyei Jogú Város Levéltára, Szegedi Tudományegyetem Levéltára, MTA Levéltára, Váci Püspöki és Káptalani Levéltár, Soproni Evangélikus Egyházközség Levéltára. Somogy és Veszprém megyék, Tatabánya város, a Szegedi Tudományegyetem és a Váci Püspöki és Káptalani Levéltár esetében a fenntartó vezető tisztségviselőivel is átte­kintettem az intézmény helyzetét.

A városi önkormányzat 2004 szeptemberében megalapította Vác Város Levéltárát. Az intézmény létesítéséhez a nemzeti kulturális örökség minisztere hozzájárult. Múlt évi ellenőrzésünk e levéltárra nem terjedt ki.

Dr. Bán Péter 2004. július 1-jével lemondott szakfelügyelői megbízatásáról, mert a Levéltári Kollégium tagja lett. A hozzá tartozó 9 állami szaklevéltárral kapcsolatos második félévi szak­felügyelői teendőket magam láttam el.

Az év folyamán négy alkalommal tartottunk szakfelügyelői értekezletet a felmerülő problémák és a tapasztalatok megbeszélése céljából.

Ellenőrzési tapasztalatainkat az alábbiakban foglalom össze. (Az egyes levéltárakról szóló jelentéseket –– az előírásoknak megfelelően –– észrevételezésre megkapták a levél­tárvezetők. A fenntartókhoz az észrevételekkel együtt küldtem meg a jelentéseket.)

I.

KÖZLEVÉLTÁRAK

1. A korábbi szakfelügyeleti ellenőrzéseken megállapított hiányosságok fel­szá­molásának helyzete:

a) Személyi feltételek

Az általános levéltárakban általában a feladatkör ellátásához szükségestől elmarad a tényleges létszám. Az elmúlt években az indokolt létszámfejlesztés ritka volt mint a fehér holló. Néhány intézményben ugyan sor került státusfejlesztésre, ez azonban többnyire új létesítmény belépéséhez kapcsolódott vagy korábbi létszámcsökkentés –– részleges –– korrekcióját jelentette. Kirívóan alacsony a személyzet létszáma Bács-Kiskun, Békés, Csongrád, Hajdú-Bihar és Komárom-Esztergom megyék levéltáraiban.

A települési önkormányzatok levéltárai közül elsősorban a tatabányai intézmény szorul létszámfejlesztésre.

Az állami szaklevéltárak döntő többségének létszámviszonyai aggasztóak. Néhány intézmény kivételével az alapfeladatok ellátását komolyan veszélyezteti a rendkívül rossz személyi ellátottság. A Hadtörténelmi Levéltár, a Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltár és több egyetemi levéltár tartozik ebbe a kategóriába. Legutóbbi „intézmények” esetében nem kivétel az egy fős, sőt 1 „fős” létszám, ami egyszerűen nevetséges. Örömmel vehetjük, hogy akadt két olyan egyetem is, ahol érzékelhető fejlesztésre került sor. A Semmelweis Egyetem Levéltára elszakadt a könyvtártól, önálló lett, ami létszámgyarapodást is eredményezett. Az újjászervezés után végre működőképes lett a Szegedi Tudományegyetem Levéltára 2 fős létszámmal.

Külön kell szólni az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltáráról azért, mert ha az ún. ügynöktörvény módosítása a hírek szerinti formában megvalósul, akkor a jelenlegi személyzet jelentős növekedése nélkül képtelen lesz feladatai ellátására.

Az egyetlen köztestületi intézmény, az MTA Levéltára 3 fővel úgyszintén nem tudja teljeskörűen ellátni teendőit.

b) Levéltári raktárak

2004 örvendetes eseménye volt Budapest Főváros Levéltára új épületének átadása. A budapesti Teve utcában emelt levéltár a tevékenységi kör teljessége számára nyújt optimális feltételeket, a raktárak kapacitása olyan, hogy több évtizedre biztosított az átvételi kötelezettség alá eső iratanyag begyűjtése. Folyik a Veszprém Megyei Levéltár új épületének kialakítása.

A megyei levéltárak közül kritikus helyzetbe jutott a Fejér Megyei Levéltár, mert szinte életveszélyessé vált épületéből a levéltári anyag jelentős részét ideiglenes raktárban kellett elhelyezni. A fenntartó megkezdte a címzett támogatással tervezett épületfelújítás és raktárfejlesztés előkészítését. Egyre rosszabb különösen Somogy, Bács-Kiskun, Hajdú-Bihar és Zala megyék levéltárainak helyzete. Somogy megye 2004-ben címzett támogatásra pályázatot nyújtott be új levéltári célépület létesítésére, reméljük nem eredménytelenül, mert a nagyberki és az ún. Füszért raktárak állapota kritikus, a bennük tárolt iratanyag a legkomolyabban veszélyeztetett.

Az állami szaklevéltárak szinte mindegyike raktári férőhely-hiánnyal küzd. Az egyetemi levéltárak raktárai nagy részében továbbra sem érvényesülnek azok a követelmények, amelyek szerint levéltári anyag tárolására használt helyiség nem lehet egyúttal munkaszoba vagy/és kutatóterem is.

c) Törvényben, rendeletben előírt feladatkör ellátása

E téren számottevő javulás következett be a közlevéltárakban. Természetesen hosszabb idő és a működési feltételek javulása kell ahhoz, hogy a problémák gyorsabban oldódjanak meg. Sok levéltárban közel sem naprakész az illetékességi körbe tartozó szervek nyilvántartása, nem a szükséges mértékű az iratkezelés ellenőrzése és a levéltári anyag feldolgozása. A levéltárak iránti érdeklődés jellege is közrejátszik abban, hogy a megyei levéltárakban nem egy esetben háttérbe szorulnak az alapvető szakmai munkák a helytörténeti kutatások és a közművelődési tevékenység fokozott végzése miatt. Az egyes feladatfajták egészséges arányának megteremtése több intézményben is változtatásokat igényel.

d) Kutatótermi szabályzatok

A 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet 44–49. §-ai értelmében az ellenőrzés körébe tartozó valamennyi közlevéltár elkészítette kutatótermi szabályzatát. A korábbi esztendők során feltárt hiányosságok pótlása, a jogszabályellenes belső előírások kiiktatása lényegében mindenütt megtörtént. Ez komoly erőfeszítést igényelt a szak­felügyelet részéről.

2. A közlevéltárak illetékességi körével összefüggő problémák

A szakfelügyelők megállapították, hogy a levéltári törvény (1995. évi LXVI. tv.) illetékességi körre vonatkozó előírásait (17–21. §) a közlevéltárak nagy hányada csak részben hajtotta végre. Megjegyzem, hogy a Magyar Országos Levéltárra a vizsgálat nem terjedt ki, mert nem tartozik a szakfelügyelet hatáskörébe. Szükségesnek tartom, hogy az intézményt közvetlenül irányító és felügyelő Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma a Magyar Országos Levéltárban is végezze el a többi közlevéltárban lefolytatott vizsgálatot, mert csak így nyerhető teljes kép az illetékességi köri problémákról.

Fontosabb megállapításainkat, tapasztalatainkat az alábbiakban foglalom össze:

–      A Hadtörténelmi Levéltár több olyan fondot, fondrészt őriz, amely a törvény szerint egyértelműen az Országos Levéltár illetékességébe tartozik. Kisebb mértékben a Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltárra és az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltárára is igaz ez a megállapítás.

–      Az 1945 utáni közigazgatási területi változások miatt a legtöbb megyét érintően egyes járások és községek, nemzeti és egyéb bizottságok, továbbá helyi köztestületek levéltári anyagát a korábbi jogszabályok alapján is át kellett adni más megyei (fővárosi) levéltárnak. Az 1970-es évek végén pl. a Pest Megyei Levéltár átadta Budapest Főváros Levéltárának a második világháború után fővároshoz csatolt területek járási, városi, községi és egyéb anyagait. Több, elsősorban dunántúli megyei levéltár azonban különböző indokokból nem hajtotta végre a rendelkezéseket sem akkor, sem az 1995. évi levéltári törvény hatálybalépése után.

–      A levéltári törvény 17. § (1) bekezdésének rendelkezésében vitákra adhat okot az a rész,  amely  szerint  a   Magyar  Országos  Levéltár   illetékességi  körébe  tartozik  –– többek között –– „a minisztériumoknak és az országos hatáskörű szerveknek, valamint az ezek közvetlen felügyelete és irányítása alá tartozó intézményeknek…”, valamint mindezen szervek jogelődeinek levéltári anyaga.  A levéltárak többsége vitatja, hogy e rendelkezés alapján a Magyar Államkincstár jogelődjei, a területi államháztartási hivatalok iratanyaga az Országos Levéltár illetékességi körébe tartozik. Pedig „országos hatáskörű szerv” intézmény típusú jogelődjeiről van szó, tehát egyértelműen kijelenthető, hogy a levéltári törvény rendelkezése alapján az Országos Levéltár illetékes a TÁKISZ-ok iratanyagaival kapcsolatos levéltári hatáskörök gyakorlására. (Lásd a többször módosított 1992. évi XXXVIII. tv. 18/A. §.) (Más kérdés, hogy a TÁKISZ-ok bérszámfejtéssel kapcsolatos személyi iratai megütik-e az országos jelentőségű maradandó értékű iratok szintjét.)

–      Hasonlóan vitatott a büntetés-végrehajtási szervezet (a többször módosított 1995. évi CVII. tv. szerint „állami, fegyveres rendvédelmi szerv”), illetve az igazságügy-miniszter által irányított Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága („a bv. szervezet központi vezető szerve”) közvetlen irányítása alatt álló bv. intézetek és intézmények, valamint jogelődjeik, ill. mindezek iratanyagainak levéltári illetékessége. Álláspontom szerint valamennyi büntetés-végrehajtási intézetre és intézményre (a „megyei”-nek nevezettekre is!) alkalmazni kell a levéltári törvény 17. § (1) bekezdésének fentebb hivatkozott rendelkezését, vagyis ezek a szervek és iratanyagaik az Országos Levéltár illetékességi körébe tartoznak.

–      A levéltári törvény konkrét rendelkezése értelmében a Magyar Nemzeti Bank és jogelődje (beleértve a területi fiókokat is!) és iratanyagaik az Országos Levéltár illetékessége alá tartoznak. Ebben az esetben is felmerül azonban az a kérdés, hogy országos jelentőségű iratokról van-e szó.

Véleményem szerint a fenti kérdések felvetik a levéltári törvény illetékességi körre vonatkozó rendelkezései részleges felülvizsgálatának szükségességét.

3.    A veszélyeztetett levéltári anyag védelmére nyújtott költségvetési támogatás felhasználása

A támogatásban részesült közlevéltárak rendeltetésszerűen használták fel a kapott pénzösszegeket, amelyekből hasznos állományvédelmi feladatok valósulhattak meg. Most már hosszú évek tapasztalata alapján ismételten megállapíthatjuk, hogy e támogatás nélkül sürgős rendeltetésszerű teendők végzése hiúsult volna meg.

4.    A levéltári restauráló műhelyek tevékenysége

A szakértői vizsgálat komoly hiányosságokat nem tárt fel, kisebb gondok azonban a legtöbb műhelynél felmerültek. Általános probléma, hogy az elhasznált vegyszerek kezelése nem szabályos.

Összesen 9 közlevéltárban folyik restaurálási tevékenység. Egyedül Budapest Főváros Levéltárának műhelye komoly kapacitású, a Baranya, Borsod-Abaúj-Zemplén, Vas és Veszprém megyei műhelyekben folyik még számottevő konzerváló-restauráló munka, a Békés és Nógrád megyei levéltárakban, a Hadtörténelmi Levéltárban és az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltárában csak egyszerűbb munkák elvégzésére van lehetőség.

A szakértők véleménye szerint szakmai érvek nem szólnak az apró, egyszemélyes műhelyecskék létesítése mellett.

5.    A múzeumi belépők kezelése

Az ingyenes múzeumi belépőket az előírások szerint szigorú elszámolású nyomtatványként kell kezelni. A levéltárakban általában érvényesültek az előírások, néhány kisebb intézménynél fel kellett hívnunk a figyelmet a szabályok betartására.

6.    A levéltári anyag selejtezése

Az év folyamán 6 közlevéltártól (Bács-Kiskun, Hajdú-Bihar, Komárom-Esztergom, Somogy és Zala megyei levéltárak, Győr-Moson-Sopron Megye Soproni Levéltára) érkezett be iratselejtezési terv és/vagy jegyzőkönyv, összesen 29 db terv és 40 db jegyzőkönyv. Ezek közül néhányat korrigálásra vissza kellett ugyan küldenünk, végül azonban az összes tervet és jegyzőkönyvet felterjeszthettem a NKÖM Levéltári Osztályára, s az osztály valamennyit jóvá is hagyta.

Tapasztalataink szerint még mindig akad bőven teendő a levéltári selejtezések körül, elsősorban jogszabályi előírások betartása terén.

II.

NYILVÁNOS MAGÁNLEVÉLTÁRAK

1.    A kutatási szabályzatok megléte, jogszerűsége, a kutatószolgálat ellátása

A vizsgált 19 levéltár közül megfelelő módon elkészítette kutatási szabályzatát a komoly kutatóforgalmú Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltár. A többi intézménynél is elfogadható a szabályozás, kisebb problémák a kutatók személyes adatainak nyilvántartásánál fordulnak elő. A Váci Püspöki és Káptalani Levéltár, a Jézus Társasága Magyarországi Rendtartományának Levéltára és a Budai Szerb Ortodox Egyházmegyei Levéltár 2004-ben még nem rendelkezett megfelelő kutatási szabályzattal.

Mind a 19 levéltárban ingyenesen, megfelelő időkeretben biztosított a kutatás. Másolatok készítésére mindenütt van lehetőség. Néhány intézménynél még nem történt meg az alapvető kutatószolgálati  nyilvántartások felfektetése.

Összességében megállapítható, hogy a vizsgált levéltárakban általában érvényesülnek a levéltári törvény kutatásra vonatkozó fő rendelkezései.

2.    Az informatika alkalmazásának helyzete

A 19 levéltár közül a legnagyobb, a Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltár rendelkezik a legjobb számítástechnikai ellátottsággal, s itt használják a legsokoldalúbban informatikai eszközeiket (adatbázisok építése, honlap, kutatószolgálati alkalmazás).

A nagyobb egyházi levéltárak között jelentősek a különbségek: míg a Győri Egy­házmegyei, a Görög Katolikus, a Sárospataki és Tiszántúli református levéltárak viszonylag korszerű eszközökkel dolgoznak (adatbázisépítés, honlap stb.), a Váci Püspöki Levéltár csak korlátozottan él a számítógép nyújtotta előnyökkel. Több kisebb levéltárban még bőven van fejleszteni való a számítástechnika alkalmazása területén.

3.    Az illetékességi körbe tartozó szervek irataival kapcsolatos levéltári feladatok ellátása

A szakmai követelményekről szóló 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet 12. §-ának (2) bekezdése értelmében a „nyilvános magánlevéltár a fenntartó által meghatározott –– illetékességi körébe utalt –– szervek maradandó értékű irattári anyagát… átadás-átvételi jegyzékkel veszi át. Az átadó szerv kötelezettségeit –– az átadás elrendelőjeként –– a nyilvános magánlevéltár fenntartója határozza meg.”

A vizsgált levéltárak többségének van illetékességi köre, a Mindszenty Levéltárnak azonban nincs, mert a volt prímásra vonatkozó dokumentumokat gyűjti. Többé-kevésbé rendszeres a levéltári anyag gyarapodása az intézményekben, de rendelkezésben meghatározott iratátadási időhatár egyelőre kevés helyen (pl. a Győri Egyházmegyei Levéltárban) van érvényben. Általában javítani szükséges az idézett rendeleti előírás érvényesülését, magyarán a fenntartónak mindenütt meg kellene határoznia levéltárának illetékességi körét, és meg kellene szüntetni az esetenként előforduló átadás-átvételi jegyzék nélküli iratátadásokat.

4.    A veszélyeztetett levéltári anyag védelmére és a nyilvános magánlevéltári feladatok végzésére 2003-ban nyújtott költségvetési támogatás felhasználása

A vizsgált levéltárak közül 6 intézmény egyik pályázaton sem vett részt, ill. nem nyert el támogatást. 9 levéltár a veszélyeztetett anyag védelme céljából általában restauráltatás, savmentes dobozok és irattároló állványzat beszerzésére kapott összegeket, míg 12 levéltár a nyilvános magánlevéltári pályázaton jutott támogatáshoz. Utóbbiból számítógép-felszereléseket, könyvbeszerzéseket, klímaberendezést, iratvásárlást, valamint számítógépes adatbeviteli és rendezési, segédletkészítési munkákat finanszíroztak. Összesen 8 vizsgált levéltár szerepelt az olyan támogatottak sorában, amelyek mindkét pályázaton sikeresen szerepeltek.

A korábbi évekhez hasonlóan most is megállapíthatjuk, hogy a költségvetési támogatás nélkül a nyilvános magánlevéltárak többsége szakmai feladatainak tekintélyes részét képtelen lett volna elvégezni.

5.    A múzeumi belépők kezelése

Azokban a vizsgált levéltárakban, amelyek igényeltek ingyenes múzeumi látogatást biztosító belépőket, egy-két kivétellel –– az előírásoknak megfelelően –– szigorú elszámolású rendben kezelik azokat. Ahol ez még nem valósult meg, a szakfelügyelő felhívta a figyelmet az előírás betartásának szükségességére.

*  *  * 

A szakfelügyelet immár 6 éves működése során szerzett tapasztalatai alapján megállapítható, hogy a lassan 10 éve elfogadott levéltári törvény végrehajtása eddig csupán részlegesen történt meg. A közlevéltárak jelentős részében (az állami szak­levéltárak zöme és nem kevés megyei levéltár tartozik ebbe a kategóriába) kritikusan gyengék a működési feltételek. A különböző pályázatokon eddig elnyert támogatások jobbára csak bizonyos feladatok, tulajdonképpen a napi működés adott szükségleteit fedezték, fejlesztésekre csupán kis mértékben adtak módot. Kivétel a címzett támogatás, amelynek segítségével néhány megyei levéltár komoly fejlesztéseket tudott megvalósítani. El kellene érni, hogy minden esztendőben legalább egy önkormányzati levéltári beruházás részesüljön címzett támogatásban, ebben az esetben, ha nem is rövid távon, de 10–15 év alatt jelentős előrelépés történhetne.

Nem hallgathatom el korábban már többször kifejtett véleményemet sem: végre komolyan szembe kellene nézni azzal, hogy a magyar levéltári hagyományoktól és az európai jogállamok levéltári rendszereitől lényeges pontokon (pl. nálunk nincsenek regionális állami levéltárak, alig alakultak városi levéltárak) különböző levéltári szervezetünk nem „eurokomform”. Természetesen szervezeti átalakításba csak megfelelő fejlesztések egyidejű megkezdésével érdemes belekezdeni.

Budapest, 2005. február 8.

                                                                                               (Dr. Lakos János)

                                                                                          főlevéltáros, c. főigazgató

                                                                                       levéltári vezető szakfelügyelő